Häufig gestellte Fragen

Rund um die Verwaltung von Immobilien entstehen häufig Fragen – sei es zur Zusammenarbeit, zu Abläufen oder zu wichtigen Begriffen. Hier finden Sie Antworten auf einige der häufigsten Fragen.

Was kostet die Verwaltung – und was ist konkret enthalten?

Die Vergütung einer Hausverwaltung richtet sich in der Regel nach der Anzahl der Einheiten sowie dem Verwaltungsaufwand der jeweiligen Immobilie. Üblich ist eine monatliche Pauschale pro Einheit.

In unserer Vergütung sind alle wesentlichen Leistungen der ordnungsgemäßen Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) enthalten. Dazu gehören insbesondere die kaufmännische und technische Betreuung der Immobilie sowie die organisatorische Abwicklung aller Verwaltungsaufgaben.

Konkret umfasst dies unter anderem:

  • die laufende Buchhaltung und Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder
  • die Erstellung der jährlichen Hausgeldabrechnung und des Wirtschaftsplans
  • die Einberufung und Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung
  • die Umsetzung der gefassten Beschlüsse
  • die Betreuung und Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen
  • die Kommunikation mit Eigentümern, Beirat und Dienstleistern

Leistungen, die über die laufende Verwaltung hinausgehen (z. B. außergewöhnliche Sanierungsprojekte, zusätzliche Versammlungen oder rechtliche Sonderthemen), werden transparent und nachvollziehbar gesondert vereinbart.

Wichtig ist uns dabei vollständige Kostentransparenz: Sie wissen vorab, welche Leistungen enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten im Einzelfall entstehen können.

Wie sieht die konkrete Leistung und Erreichbarkeit im Alltag aus?

Eine funktionierende Verwaltung zeigt sich nicht im Angebot, sondern im Alltag. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, verlässliche Reaktionszeiten und eine strukturierte Bearbeitung aller Anliegen.

Bei uns hat jede Gemeinschaft einen festen Ansprechpartner, der mit dem Objekt vertraut ist und die laufenden Themen koordiniert. Dadurch vermeiden wir Informationsverluste und gewährleisten eine kontinuierliche Betreuung.

Unsere Erreichbarkeit ist verbindlich organisiert:
Anfragen werden innerhalb klar definierter Zeiträume bearbeitet, dringende Schadensfälle werden priorisiert und umgehend gesteuert. Für Notfälle außerhalb der Bürozeiten besteht eine geregelte Erreichbarkeit.

Im Tagesgeschäft übernehmen wir insbesondere:

  • die zeitnahe Bearbeitung von Eigentümeranfragen
  • die Steuerung von Schäden und Instandhaltungsmaßnahmen
  • die laufende Kommunikation mit Beirat, Eigentümern und Dienstleistern
  • die Überwachung und Umsetzung gefasster Beschlüsse

Zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit stellen wir alle relevanten Unterlagen digital zur Verfügung. So haben Eigentümer und Beirat jederzeit Zugriff auf Abrechnungen, Beschlüsse und wichtige Dokumente.

Unser Anspruch ist eine verlässliche, strukturierte und nachvollziehbare Verwaltung – mit klaren Prozessen statt zufälliger Erreichbarkeit.

Wie wird mit Haftung, Transparenz und Geld umgegangen?

Der verantwortungsvolle Umgang mit Gemeinschaftsgeldern und eine klare, nachvollziehbare Verwaltung sind zentrale Grundlagen unserer Arbeit.

Die Kontoführung erfolgt über die Deutsche Kreditbank AG auf den Namen der jeweiligen Eigentümergemeinschaft. Dadurch ist sichergestellt, dass die Gelder strikt getrennt vom Vermögen der Verwaltung geführt werden und jederzeit eindeutig zugeordnet sind.

Transparenz ist für uns kein Zusatz, sondern Standard:
Eigentümer und Beirat haben jederzeit die Möglichkeit, Einsicht in die relevanten Unterlagen und Kontobewegungen zu nehmen. Alle Buchungen sind nachvollziehbar dokumentiert und werden im Rahmen der Jahresabrechnung vollständig offengelegt.

Zur Absicherung bestehen entsprechende Versicherungen, insbesondere eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Gleichzeitig arbeiten wir mit klaren internen Kontrollmechanismen, um Fehler zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen.

Grundlage unseres Handelns ist die ordnungsgemäße Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Unser Ziel ist es, jederzeit für maximale Sicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu sorgen – sowohl für die Gemeinschaft als auch für jedes einzelne Mitglied.

Bis wann wird die Jahresabrechnung erstellt?

Die Erstellung der Jahresabrechnung hängt maßgeblich von der rechtzeitigen Lieferung externer Abrechnungsunterlagen ab, insbesondere durch Messdienstleister (z. B. für Heiz- und Warmwasserkosten).

In der Praxis erstellen wir die vollständige Jahresabrechnung in der Regel bis spätestens September des Folgejahres. Verzögerungen entstehen dabei meist nicht innerhalb der Verwaltung, sondern durch verspätet eingehende Abrechnungen der entsprechenden Dienstleister.

Für Objekte ohne Heizkostenabrechnung bzw. sobald alle erforderlichen Unterlagen (z. B. Strom, Wasser, Abwasser, Versicherungen) vollständig vorliegen, erstellen wir die Abrechnung deutlich früher.

Unser Anspruch ist eine zügige und gleichzeitig fachlich korrekte Abrechnung. Sobald alle notwendigen Daten vorliegen, beginnen wir unmittelbar mit der Erstellung, um den Eigentümern schnellstmöglich eine transparente und prüffähige Abrechnung zur Verfügung zu stellen.

Hier noch einige wichtige Fragen:

In welchen Regionen verwalten Sie Immobilien?

Velvo betreut Immobilien in Berlin, Oberhavel und im Umkreis von etwa 50 Kilometern. Durch unsere regionale Ausrichtung können wir eine persönliche Betreuung und kurze Wege gewährleisten.

Welche Immobilien verwalten Sie?

Wir übernehmen die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), Miet- und Gewerbeimmobilien sowie die Sondereigentumsverwaltung einzelner Wohnungen.

Wie läuft ein Wechsel der Hausverwaltung ab?

Ein Verwalterwechsel wird durch einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft entschieden oder durch den Eigentümer selbst. Nach der Beauftragung kümmern wir uns um die Kommunikation mit der bisherigen Verwaltung und organisieren die Übergabe der Unterlagen.

Wie schnell reagieren Sie auf Anfragen?

Eine zuverlässige Kommunikation ist uns sehr wichtig. Wir bemühen uns, Anfragen zeitnah zu bearbeiten und stehen Eigentümern und Mietern als Ansprechpartner zur Verfügung.

Wer kümmert sich um Reparaturen und Instandhaltungen?

Wir koordinieren notwendige Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen und beauftragen geeignete Handwerksbetriebe. Dabei behalten wir vereinbarte Kosten und Qualität im Blick.

Wie wird eine Eigentümerversammlung organisiert?

Wir bereiten die Eigentümerversammlung vor, versenden die Einladungen fristgerecht, führen durch die Versammlung und erstellen das Protokoll der gefassten Beschlüsse.

Arbeiten Sie mit Handwerkern und Dienstleistern zusammen?

Ja. Wir arbeiten mit regionalen Handwerksbetrieben und Dienstleistern zusammen, um eine zuverlässige Betreuung der Immobilien sicherzustellen.

Unsere Eigentümergemeinschaft ist mit der aktuellen Verwaltung unzufrieden – was können wir tun?

Wenn Eigentümer mit der aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, kann ein Wechsel der Hausverwaltung in Betracht gezogen werden. In der Regel wird darüber in einer Eigentümerversammlung abgestimmt. Gerne erläutern wir Ihnen unverbindlich, wie ein möglicher Wechsel ablaufen kann.

Wie läuft die Übergabe von der bisherigen Verwaltung ab?

Nach der Beauftragung nehmen wir Kontakt mit der bisherigen Verwaltung auf und organisieren die Übergabe aller wichtigen Unterlagen, Verträge und Abrechnungen. Ziel ist eine möglichst nahtlose Fortführung der Verwaltung.

Was passiert bei dringenden Schäden oder Notfällen?

Bei dringenden Schäden organisieren wir kurzfristig geeignete Maßnahmen und koordinieren notwendige Handwerksbetriebe, um Schäden schnellstmöglich zu beheben. Nach unseren Öffnungszeiten schreiben Sie am besten eine Whatsapp oder SMS.

Wie kann ich Velvo kontaktieren?

Sie können uns jederzeit per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Gerne vereinbaren wir auch ein persönliches Gespräch, um Ihre Immobilie und Ihre Anforderungen kennenzulernen.

Wie hoch sind die Kosten für eine Hausverwaltung?

Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von der Größe der Immobilie, der Anzahl der Einheiten und dem Verwaltungsaufwand. In der Regel beginnen unsere Leistungen bei etwa 28 € pro Einheit und Monat für WEG-Verwaltung.

Welche Leistungen sind in der Verwaltung enthalten?

Zu den regulären Verwaltungsleistungen gehören unter anderem die kaufmännische und organisatorische Betreuung der Immobilie, die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen sowie die Betreuung von Eigentümern und Mietern.

Was sind Sonderleistungen?

Sonderleistungen sind Leistungen, die über den üblichen Verwaltungsumfang hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise Vermietungsleistungen, zusätzliche Eigentümerversammlungen oder besondere Beratungsleistungen.

Übernehmen Sie auch die Betriebskostenabrechnung?

Bei der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung gehört die Erstellung der Betriebskostenabrechnung zum regulären Leistungsumfang.

Unterstützen Sie auch bei der Vermietung von Wohnungen?

Ja. Wir unterstützen Eigentümer bei der Vermietung ihrer Immobilie, erstellen Mietverträge und begleiten Wohnungsübergaben sowie Wohnungsabnahmen.

Wie lange läuft ein Verwaltervertrag?

Die Laufzeit eines Verwaltervertrages wird individuell vereinbart. Üblich sind Vertragslaufzeiten zwischen eins und drei Jahren.

Können auch kleinere Eigentümergemeinschaften verwaltet werden?

Ja. Wir betreuen sowohl kleinere als auch mittelgroße Eigentümergemeinschaften und legen besonderen Wert auf eine persönliche Betreuung.

Wann ist ein guter Zeitpunkt, die Hausverwaltung zu wechseln?

Ein Verwalterwechsel erfolgt meist im Rahmen einer Eigentümerversammlung, wenn der bestehende Vertrag ausläuft oder aus wichtigem Grund gekündigt wird. Es kann sinnvoll sein, frühzeitig alternative Verwaltungen kennenzulernen.

Können wir Sie kennenlernen, bevor wir über einen Verwalterwechsel entscheiden?

Ja. Wir stellen unsere Arbeitsweise gerne in einem unverbindlichen Gespräch vor. So können Eigentümer und Beirat einen Eindruck von unserer Verwaltung und unserer Arbeitsweise gewinnen.

Kann ich auch nur einzelne Leistungen beauftragen?

Ja. Je nach Bedarf können auch einzelne Verwaltungsleistungen oder Beratungen in Anspruch genommen werden.

Betreuen Sie Mieter aus Eigentümergemeinschaften oder Miethäusern von Auftraggebern?

Nein. Eine klare Interessentrennung ist für uns absolute Priorität, unsere Services für Mieter bieten wir ausschließlich für Mieter und Mieterinnen von Fremdparteien an.

Ihre Frage war nicht dabei?

Gerne beantworten wir Ihre Fragen persönlich und beraten Sie unverbindlich rund um die Verwaltung Ihrer Immobilie.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht oder ein persönliches Gespräch.